الملف المالي لشركة الاستيراد أو التصدير يحتاج ربطًا بين المستند التجاري والحركة البنكية والشحن والتخليص والمخزون. عندما تعمل هذه الملفات منفصلة، يصعب تفسير التكلفة والربحية وفروق العملة.
التكلفة الفعلية تبدأ من ملف الشحنة
نراجع عناصر التكلفة التي ترتبط بالدفعة أو الشحنة حتى تصل الإدارة إلى تكلفة يمكن تتبعها وتفسيرها.
- قيمة المشتريات وشروط التعاقد مع المورد.
- الشحن والتأمين والمصاريف المرتبطة بالنقل.
- الجمارك والتخليص والمصروفات المحلية ذات الصلة.
- طريقة توزيع التكاليف على الأصناف أو الكميات عند الحاجة.
العملة والتوقيت يصنعان فروقًا
قد يتم التعاقد والدفع والاستلام والتسجيل في تواريخ مختلفة. لذلك نراجع العملة المستخدمة والتسويات وأثر فروق سعر الصرف على الحسابات والنتيجة.
- أرصدة الموردين والعملاء بالعملات المختلفة.
- الدفعات المقدمة والتسويات عند الاستلام.
- مطابقة البنك والتحويلات والمصاريف البنكية.
- فروق العملة التي تحتاج فصلًا وشرحًا.
المخزون هو نقطة الربط بين الشراء والبيع
إذا لم تتسق حركة المخزون مع ملفات الشحن والتكلفة والمبيعات، تصبح قراءة هامش الربح غير دقيقة.
- استلام الشحنات وإدخال الأصناف والكميات.
- تكلفة الوحدة بعد تحميل العناصر المناسبة.
- حركة الصرف والبيع والمرتجعات.
- مطابقة الرصيد الفعلي مع السجلات وفق دورة مراجعة منتظمة.
التقرير الذي نريد الوصول إليه
نريد أن تستطيع الإدارة الإجابة عن تكلفة كل شحنة أو مجموعة أصناف، هامش الربح، رصيد الموردين، أثر العملة، والسيولة المطلوبة للدورة القادمة.
عندما ترتبط الشحنة بالمستندات والبنك والمخزون والحسابات، تصبح مناقشة السعر والهامش والسيولة مبنية على تكلفة فعلية قابلة للمراجعة.